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    山東產權交易中心業務檔案管理工作指引

    為進一步規范中心業務檔案管理工作,確保業務檔案完整、準確、安全和有效利用,根據有關規定并結合中心實際,制訂本工作指引。
      一、業務檔案歸檔范圍
      中心各業務部門通過中心網站正式掛牌的交易項目,其交易資料屬于業務檔案歸檔范圍?,F階段,紙質材料仍按照業務流程進行歸檔整理,將該項目掛牌編號作為檔案編號,做到要件合規、齊全、完整。電子資料一并移交檔案管理部門負責保管,信息技術部門做好技術支持配合工作。
      非政策性、拓展性業務可參照正式掛牌交易項目進行業務檔案歸檔。
      二、業務檔案歸檔程序
      1、業務部門負責交易項目基礎資料的收集、整理、建檔工作。各業務部門應在交易項目全部完成之后,將該項目所涉及全部交易資料進行收集整理,編制目錄,裝訂成冊。
      2、每年一季度,各業務部門將上一年度本部門裝訂的業務檔案編制移交檔案清冊,移交檔案管理部門。
      3、各業務部門應負責保管本部門尚不具備歸檔條件的交易資料。
      4、因交易項目終結等客觀原因造成交易項目無法歸檔的,各業務部門應自行做好該類交易資料的保管工作。經中心研究確定該項目確無繼續操作可能性的,業務部門應參照正常交易項目資料順序對該類項目進行整理,編制目錄,裝訂成冊,并移交檔案管理部門。
      三、業務檔案的日常管理
      1、市場運營部是業務檔案的日常管理部門,安排專人負責檔案管理工作,負責檔案室的管理和歸檔業務檔案的接收、登記、保管、查借閱管理以及其它相關工作。檔案室放置已歸檔業務檔案及各業務部門尚未建檔的交易資料。
      2、檔案管理部門負責統一編制業務檔案編號。
      3、檔案管理部門負責制定業務檔案裝訂規范,并于每年第一季度下發。
      4、檔案管理部門負責業務檔案的日常管理工作,對所接收的業務檔案按年度分類管理,做好業務檔案驗收、交接記錄,并負責建立業務檔案索引。
      5、已歸檔進入檔案柜的業務檔案應封閉保管,由檔案管理部門負責定期檢查,并做好檢查情況及處理記錄。對霉變、蟲蛀及破損檔案及時采取措施進行補救。
      6、已歸檔檔案的查借閱工作應按規定程序報批。中心內部人員查借閱應由部門負責人批準,檔案管理部門做好查閱登記,及時歸檔。
      7、如司法機關調查取證須查閱檔案,檔案管理部門應按照中心《關于協助司法機關調查取證等有關事項的通知》有關規定執行。除司法機關之外,中心不負有向其他任何單位和個人提供業務檔案資料的義務。

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